Системы электронного документооборота в Этлас-софт и эффективность бизнес-процессов

Электронные национальные системы документооборота (СЭД) впервые появились в Советском Союзе в 80-х годах прошлого века. Они делались для госсектора, то есть для ЦК КПСС. Сначала автоматизировали работу общего отдела, а затем постепенно, в течение нескольких лет, все работают с документами ЦК и Политбюро. Позднее эта система стала использоваться в Аппарате Президента СССР и Администрации Президента Российской Федерации.

Использование СЭД крупными и средними предприятиями в России постепенно распространяется. Как показало исследование информационно-аналитической службы, в 2014 году 56% компаний полностью внедрили СЭД, а 40% находились на стадии внедрения. На начало 2015 года только 2% компаний не использовали и не планировали использовать отдельные типы СЭД в своей работе.

Официального определения системы электронного документооборота (СЭД), утвержденного стандартом, нет. СЭД, по сути, представляет собой систему, позволяющую автоматизировать основные процедуры офисной работы компании. Он охватывает процессы создания, обработки, тиражирования, передачи, архивирования документов, контроля за их исполнением и предназначен для эффективного управления бизнесом.

При внедрении СЭД на предприятии обычно ставятся следующие задачи:

• сокращение или полный отказ от бумажного документооборота;
• создание единой информационной базы компании;
• снизить риск потери документа;
• структурирование всей документации по утвержденной номенклатуре;
• оптимизация электронной очереди для управления потоком посетителей в медицинских учреждениях, банках и прочих структурах;
• повышенная дисциплина среди сотрудников благодаря возможности отслеживать деятельность исполнителя конкретного документа;
• контроль за исполнением актов по решениям руководителя;
• повысить эффективность компании.

СЭД – один из основных информационных активов компании, который используется для работы с различными типами и типами документов и интегрирован с другими бизнес-системами. Традиционный функционал СЭД, по мнению специалистов компании 1С, расширяется в сторону автоматизации совместной работы сотрудников.

Как любой инструмент, СЭД следует использовать по прямому назначению и тогда, когда это действительно необходимо бизнесу. Только в этом случае внедрение системы будет эффективным и принесет реальную пользу.

Определить эффективность внедрения СЭД в цифровом формате достаточно сложно. Компания Этлас-софти на основе собственной методологии выделила ключевые эффекты от внедрения СЭД в компании. Величина эффекта зависит от того, является ли компания большой компанией с несколькими филиалами или небольшой компанией с офисом. Потенциальные преимущества заключаются в следующем:

Сниженные материальные затраты:

малый бизнес – на 5%;
крупное предприятие с несколькими филиалами – на 20%.

Эта разница связана с тем, что в малом бизнесе рабочие места сотрудников расположены компактно, нет необходимости создавать большое количество бумажных копий документов.

Экономия на основных процессах – исходящей и входящей документации, организационно-распорядительном документообороте, контроле исполнения заказов:

малый бизнес – от 8 до 15%;
крупное предприятие – до 50%.

Отдельно рассматривается процесс утверждения и исполнения заказа. Здесь экономия может составлять от 6% до 23%, в зависимости от структуры и размера компании и ее стиля работы. Чем больше формализованы процессы в компании, тем больше эффект.

Экономия на конкретных операциях, не связанных с процессами: поиск документов, доступ к ним и т. д. – от 3 до 24% в зависимости от стиля работы с документами и организации их файловой системы. Если создать систему электронного документооборота с четко определенными правилами работы и архивирования, правами доступа к ним, эффект для компании будет максимальным.

Уменьшите риски. Этот эффект относится к стратегическим показателям и меньше всего поддается формальному расчету. В некоторых случаях СЭД снижает риск задержки согласования и заключения договоров до 60%.

По мнению экспертов, внедрение СЭД в компании окупается в среднем за период от 3 месяцев до 3 лет.

Источник: Этлас-Софт